2.3 ระดับของสารสนเทศ

2.3 ระดับของสารสนเทศ

สารสนเทศรอบตัวเราที่มีอยู่มากมาย อาจไม่ได้ก่อให้เกิดประโยชน์ในการนำไปใช้กับทุกคนในทุกสถานการณ์ ในที่นี้จะกล่าวถึงการแบ่งระดับของสารสนเทศตามลักษณะของ การนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็น 3 ระดับ ได้แก่ ระดับบุคคล ระดับกลุ่ม และระดับองค์กร

1. สารสนเทศระดับบุคคล

สารสนเทศระดับบุคคล คือ ระบบที่ช่วยเสริมประสิทธิภาพและเพิ่มผลผลิตจากการปฏิบัติงานให้กับแต่ละบุคคลในองค์กร มีการประยุกต์ที่ช่วยทำให้การทำงานในหน้าที่รับผิดชอบ ส่วนตัวของบุคคลนั้นมีคุณภาพและประสิทธิภาพ

ปัจจุบันคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลจัดเป็นอุปกรณ์สำนักงานอย่างหนึ่งสำหรับบุคคลในองค์กร ที่ทำงานเกี่ยวข้องกับข้อมูลสารสนเทศอันเนื่องมาจากขนาดที่กะทัดรัด ราคาที่ถูกลง และที่ได้รับการพัฒนาความสามารถอย่างต่อเนื่องทั้งในด้านของฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านของซอฟต์แวร์ มีโปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้สำหรับเป็นเครื่องมือพื้นฐานในการปฏิบัติงานในระดับบุคคล สามารถช่วยลดระยะเวลาในการปฏิบัติงาน เช่น ชุดโปรแกรมสำนักงานซึ่งประกอบด้วยโปรแกรมประมวลคำ (word processing) ที่ช่วยในการจัดเตรียมเอกสาร รายงาน

โปรแกรมตารางทำงาน (spreadsheet) ที่ช่วยในการสร้างตาราคำนวณ โปรแกรมนำเสนอ (presentation) ที่ใช้ในการจัดเตรียมข้อมูลสำหรับการนำเสนองาน ให้มีรูปแบบที่น่าสนใจ โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล (database management) ที่ช่วยรวบรวมข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกัน เพื่อให้สามารถจัดการกับข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ และโปรแกรมจัดการตารางการบริหารโครงการ (project management) เพื่อให้สามารถกำหนดรายการงานที่ต้องปฏิบัติ ระยะเวลาที่ต้องปฏิบัติของแต่ละงาน เพื่อให้เป็นไปตามเป้าหมายที่ต้องการ ตัวอย่างการใช้สารสนเทศระดับบุคคล เช่น การทำข้อมูลตารางนัดหมายส่วนตัว การพิมพ์รายงานสรุปการประชุม


การใช้สารสนเทศระดับบุคคล

2. สารสนเทศระดับกลุ่ม

ในการทำงานที่ต้องมีการทำงานร่วมกันของกลุ่มบุคคล เพื่อให้ประสบความสำเร็จในเป้าหมายที่ต้องการ เป็นจุดกำเนิดของสารสนเทศระดับกลุ่ม ซึ่งจะช่วยเสริมการทำงานของกลุ่มคนให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เพื่อเป็นการเตรียมสภาวะแวดล้อมในการทำงานที่จะเอื้อประโยชน์ร่วมกันสามารถให้ความช่วยเหลือซึ่งกันและกัน

ประสิทธิภาพที่เกิดขึ้นอย่างเห็นได้ชัดจากการทำงานของกลุ่มบุคคล เช่น การใช้ทรัพยากรร่วมกัน โดยเฉพาะข้อมูล สารสนเทศ และอุปกรณ์เทคโนโลยีพื้นฐานต่างๆ การเชื่อมต่อเครือข่ายคอมพิวเตอร์ของกลุ่มบุคคลทำให้สามารถใช้ทรัพยากรร่วมกัน เช่น เครื่องพิมพ์ รวมถึงโปรแกรม ข้อมูล หรือฐานข้อมูลที่ใช้ร่วมกันในกลุ่มงาน ซึ่งสามารถจัดเก็บไว้ที่เครื่องคอมพิวเตอร์ให้บริการแฟ้มหรือฐานข้อมูลที่เชื่อมโยงอยู่ในเครือข่ายเดียวกัน เพื่อให้สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ได้รับการปรับปรุงร่วมกันได้

ระบบสารสนเทศในลักษระของการทำงานเป็นกลุ่ม เช่น ระบบซื้อขายสิ้นค้าที่มีพนักงานขายหลายคน พนักงานทุกคนเชื่อมโยงเข้าสู่เครือข่ายคอมพิวเตอร์ในการเข้าถึงฐานข้อมูลของลูกค้าและสินค้า กล่าวคือ มีข้อมูลเพียงชุดเดียวที่พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงได้ ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมข้อมูลลูกค้า หรือมีการเพิ่มหรือลดจำนวนของสินค้า พนักงานในกลุ่มทำงานจะสามารถเห็นข้อมูลที่ถูกต้องตรงกัน ทำให้เกิดความน่าเชื่อถือในการปฏิบัติงาน และส่งผลต่อการเพิ่มคุณภาพในการให้บริการได้เป็นอย่างดี

นอกจากนี้ การเชื่อมต่อเครือข่ายคอมพิวเตอร์ของกลุ่มบุคคลยังทำให้เกิดการเชื่อมโยงการสื่อสารระหว่างกันภายในองค์กรรูปแบบต่างๆ เช่น การติดต่อผ่านอีเมล์เพื่อส่งข้อมูลระหว่างกัน การจัดประชุมทางไกล (video conference) เพื่อปรึกษาหารือกันได้โดยไม่จำเป็นต้องอยู่สถานที่เดียวกัน การจัดทำระบบกระดานข่าว (Bulletin Board System: BBS) ของกลุ่มงาน เพื่อใช้ประกาศข่าวสารต่างๆ ให้รับรู้ร่วมกัน การร่วมกันเขียนเอกสารหรือรายงานที่มีการปรับปรุงรุ่นของเอกสารที่เห็นตรงกัน การจัดตารางเวลาของกลุ่ม ระบบการจัดการตารางบริหารโครงการของกลุ่ม


การใช้สารสนเทศระดับกลุ่ม

3. สารสนเทศระดับองค์กร

สารสนเทศระดับองค์กร คือ สารสนเทศที่สนับสนุนงานขององค์กรในภาพรวม ระบบในลักษณะนี้จะเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานร่วมกันของหลายกลุ่มงาน มีการส่งผ่านข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันระหว่างกลุ่มงาน สารสนเทศระดับองค์กรใช้สำหรับสนับสนุนการบริหารและจัดการในระดับที่สูงขึ้นกว่ากลุ่มงาน เนื่องจากสามารถนำข้อมูลจากกลุ่มงานต่างๆที่เกี่ยวข้องมาใช้ประกอบการตัดสินใจ โดยรวบรวมข้อมูลจากกลุ่มงานมาแสดงในรูปแบบสรุป

ระบบการทำงานที่มีการเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกลุ่มงาน จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรได้ เช่น กลุ่มงานที่ดูแลข้อมูลลูกค้าสามารถประมวลผลข้อมูลความต้องการของลูกค้า เพื่อนำไปให้กับกลุ่มงานผลิตสินค้า เพื่อใช้ปรับปรุงสินค้าให้ตรงกับความต้องการที่เปลี่ยนไปของลูกค้า นำไปให้กับกลุ่มงานคลังสินค้า เพื่อสามารถสำรองสินค้าในปริมาณที่เหมาะสม นอกจากนี้ผู้บริหารยังสามารถนำข้อมูลจากกลุ่มงานต่างๆมาใช้กำหนดนโยบายในการบริหารงานขององค์กรในทิศทางที่เหมาะสมกับสภาวการณ์ทั้งจากภายในและภายนอกองค์กร ทั้งนี้เพื่อสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้า และเพื่อสร้างรายได้ให้กับองค์กร

หัวใจสำคัญในสารสนเทศระดับองค์กร คือ จะต้องมีการเชื่อมโยงระบบคอมพิวเตอร์จากกลุ่มงานต่างๆเข้าด้วยกัน เพื่อให้เกิดการใช้ทรัพยากรต่างๆร่วมกัน เช่นเดียวกับระบบสารสนเทศระดับกลุ่ม เป็นการขยายขอบเขตความสามารถในการปฏิบัติทั้งในระดับผู้ปฏิบัติงาน จนถึงในระดับผู้บริหาร เกิดเป็นเครือข่ายของเครือข่ายคอมพิวเตอร์ภายในองค์กร ในกรณีที่มีจำนวนผู้ใช้ในองค์กรมาก เครื่องมือพื้นฐานอีกประการหนึ่งของระบบข้อมูลก็คือ ระบบการจัดการฐานข้อมูลซึ่งมีความสำคัญในการช่วยดูแลระบบฐานข้อมูล และสามารถพัฒนาโปรแกรมประยุกต์เพื่อทำงานกับฐานข้อมูลได้อย่างกว้างขวางขึ้น


การใช้สารสนเทศระดับองค์กร

Facebook Comments

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*